Introduction

Blog : Outils pour la collaboration virtuelle

Le travail à distance est une réalité pour bien des gens, certainement maintenant plus que jamais. Il existe de nombreux outils différents qui peuvent faciliter ce travail et transformer le physique en virtuel. À partir des discussions qui ont eu lieu lors de notre séminaire de discussion ouverte du 25 mars, nous avons pensé que nous pourrions vous faire part de la façon dont nous avons utilisé et expérimenté certains de ces outils au cours des derniers mois et de la façon dont ils pourraient vous être utiles dans votre travail. Il ne s’agit en aucun cas d’une liste exhaustive ou d’un guide définitif, mais simplement d’un échange sur les premières expériences que le secrétariat du Carrefour a récemment faites avec quelques outils en ligne.

Comme vous l’avez sans doute remarqué, Zoom est notre principale plateforme de vidéoconférence et d’audioconférence, et obtient décidément une médaille d’or dans cette catégorie. Plus qu’un simple appel téléphonique ou un webinaire, Zoom offre également quelques autres fonctions qui peuvent être très utiles pour travailler avec d’autres personnes à distance : des salles de réunion pour diviser les groupes de discussion, un tableau blanc virtuel sur lequel les utilisateurs peuvent dessiner ou taper, des sondages et la mise en commun de résultats, l’enregistrement pour consultation ultérieure, des arrière‑plans virtuels et une tonne de paramètres pour personnaliser vos réunions afin de faciliter au mieux votre travail.

L’équipe du Carrefour a également beaucoup utilisé Slack pour communiquer et échanger des documents entre le Secrétariat et les équipes de direction. Cette plateforme représente une solution légère pour la messagerie instantanée, mais dispose également de fonctions optionnelles pour les sondages, la liaison avec des services existants comme Google Drive, et l’intégration Web. Imaginez un espace de travail central où toutes vos communications et tous vos documents de projet sont accessibles plutôt que de chercher dans les courriels, et une option de messagerie privée entre les membres de l’équipe. L’un des inconvénients est le besoin de s’engager sur « une autre plateforme »; d’après notre expérience, jusqu’à présent, cela s’applique à un petit nombre de personnes et nous complétons avec un courrier électronique pour tenir compte de leurs préférences.

Miro est un espace de travail collaboratif ouvert, accessible depuis votre navigateur, qui permet aux utilisateurs de visualiser, de mettre en commun et d’organiser leurs idées en temps réel. Par exemple, c’est un excellent outil pour une séance de remue-méninges en groupe virtuel où les idées sont ajoutées au moyen de « notes autocollantes », puis regroupées ou classées par ordre de priorité par le groupe. Il y a beaucoup de liberté dans la façon dont le texte et les formes sont affichés et beaucoup de place pour la créativité!

Le Mentimeter, ou Menti, est un outil utilisé récemment dans nos séminaires bimensuels pour recueillir des données et visualiser les réponses. J’ai vu pour la première fois cette plateforme utilisée dans un cours universitaire pour interroger un auditoire d’étudiants, et elle peut également être utilisée pour les sondages de vote, les nuages de mots et les réponses de textes plus longs qui seront ensuite affichés pour discussion en temps réel. Cela pourrait être un excellent moyen d’inciter les participants potentiels au projet ou les intervenants à participer à la conception ou à fournir des commentaires sur certains aspects de votre intervention.

Il ne s’agit là que d’une petite sélection d’outils de collaboration virtuelle que nous utilisons dans notre travail (qui disposent tous de versions gratuites), et nous vous invitons à nous contacter pour en savoir plus sur l’une de ces plateformes, ou d’autres, et sur la manière dont nous les avons utilisées. Nous aimerions également connaître les autres façons dont vous avez travaillé virtuellement. Consultez notre forum sur le sujet pour échanger et discuter!

Virtuellement,

Eric d’Avernas

Au nom du secrétariat du Carrefour DEC